Горячие Новости

Облако тегов

Подготовка и пути повышения эффективности пользователей при работе с СЭД

Документ является доказательством осуществления хозяйственной деятельности предприятия, правом на ее совершение и основным способом представления информации на любом современном предприятии, успешность которого зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. При всем этом важную роль играет сохранность информационных ресурсов компании, что неразрывно связано со всеми бизнес-процессами в компании. Эффективность управления предприятием зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. А несвоевременно полученная информация или документ — это потерянные деньги, время и упущенные возможности. Поэтому, рано или поздно, на любом предприятии встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в этом играют современные системы электронного документооборота (СЭД), которым и посвящена данная статья, подготовленная экспертами Академии трейдинга Masterforex-V.

Система электронного документооборота (СЭД) широко используется для организации и автоматизации процессов общего делопроизводства на предприятии. Одна из самых важных ролей при этом отводится будущим пользователям системы.

СЭД обладает важной особенностью: внедрение должно происходить на предприятии во всех отделах, где имеет место работа с документацией. В противном случае эффект от использования системы будет незначительным. Данная постановка вопроса приводит к возникновению трудностей, связанных в первую очередь с тем, что в любой организации найдутся сотрудники, препятствующие нововведениям и изменениям.

Среди непросвещенных пользователей, поверхностно знакомых с электронным документооборотом, бытует множество заблуждений. Например, сомнение в безопасности хранения документов в электронном формате – считается, что электронный документ можно легко изменить или подделать. Подобные заблуждения приводят к негативному отношению пользователей к электронным носителям информации в целом.

Изображение

Также, распространенной является проблема нежелания сотрудников обучаться и повышать квалификацию. Зачастую это связано с низким уровнем образованности или с консервативной кадровой политикой, когда отсутствует возможность в обновлении кадрового состава.

Каким образом можно решить эту проблему?

В большинстве случаев вопрос решается за счет индивидуального подхода к каждому человеку, с учетом его особенностей, интересов и мотивации. Следует понимать, что предлагая людям перейти на кардинально новый и непривычный способ работы, особенно если речь идёт о внедрении документооборота в организации, руководство значительно увеличивает нагрузку на своих сотрудников. Но существует возможность облегчить болезненный переход и адаптацию к нововведениям.

1. Важно избегать дублирования операций, выполняемых сотрудниками, когда работа происходит и новым и старым способом.
2. Постепенный переход к новой системе хорош только, когда речь идет о внедрении по департаментам. Но, запустив систему, сотрудники департамента должны впредь работать только в ней.
3. Введение между департаментом, в котором уже внедрена система, и тем, где еще система не внедрена, смежного бизнес-процесса облегчает и ускоряет переход.
4. На этапе внедрения необходимо выявить энтузиастов из числа сотрудников, которые готовы помогать отстающим коллегам, при внедрении систем электронного документооборота, освоиться с новой безбумажной технологией работы.

Изображение

Фактор руководства по праву является самым важным. Часто руководители считают процесс внедрения системы и вопросы, возникающие при этом, несущественными. Но в конечном итоге эти нюансы становятся решающими. Недостаточная заинтересованность в проекте может приводить к тому, что внедрение затягивается на длительный срок и требует больше ресурсов, чем планировалось первоначально. Поэтому руководство в первую очередь необходимо обучать практической работе с системой и демонстрировать все плюсы и преимущества ее возможностей.

По оценкам аналитической службы Академии трейдинга Masterforex-V, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса невозможно переоценить, и в обозримом будущем значимость СЭД будет только усиливаться.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Если у Вас иное мнение напишите его в комментариях.
Возник вопрос по теме статьи - Задать вопрос »
comments powered by HyperComments
« Предыдущая новость «  » Архив категории «   » Следующая новость »

Рекомендованный брокер №1

Журнал «Биржевой лидер»

Журнал, интересные статьи

Видео

Энциклопедия

Дронов Георгий Александрович
Дронов Георгий Александрович
Пак Чэ Сан (PSY)
Пак Чэ Сан (PSY)
Замок
Замок
Марков Игорь Олегович
Марков Игорь Олегович
Интер телеканал
Интер телеканал
Эмомали Шарипович Рахмон
Президент Таджикистана Эмомали Рахмон